Cómo diseñar una PMO desde una visión estratégica

Cómo diseñar una PMO desde una visión estratégica

Artículo de Isabel Benito.

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El pasado jueves 27 de febrero el PMI capítulo de Valencia celebró el evento “Cómo diseñar una PMO desde una visión estratégica” de la mano de un ponente de gran y reconocida experiencia como Leonardo Reyes PMOfficer, PMO&IT Governance Strategy Consultant.

IMG 20200227 200725 Pequeño El PMBOK define la PMO como “una estructura de gestión que estandariza los procesos relacionados con la gobernabilidad de los proyectos de una organización, facilitando el uso compartido de recursos, metodologías, herramientas y técnicas de la Gestión de Proyectos”.

A lo largo de la exposición se abarcaron muchos y variados temas. Entre ellos, un punto a destacar e interesante para aquellos que quieren extender sus conocimientos con respecto al diseño de una PMO fue la recomendación de una amplia e interesante literatura. Entre ella, destacamos:

• The Standard for Organizational Project Management OPM. Trata sobre el enlace entre los portfolios de la compañía, programas, proyectos y los sistemas de medición de la corporación.

• The Standard for Program Mangement. Organización de la Program Management Office.

• The Standard for Portfolio Management. Se explican las maneras que tiene una PMO para soportar la gestión de proyectos.

• El impacto de la PMO en la implementación de estrategias. La alineación de la PMO a los objetivos de la organización es crucial para conducir a la implementación estratégica. Aún así, se encuentran grandes dificultades para definir su función dentro de las organizaciones y demostrar su valor.

• Governance of Portfolios, programs and projects. El proyecto como herramienta de planificación estratégica.

• The Project Management Office (PMO). A Quest for Understanding. Persigue entender la realidad de las PMOs como un fenómeno organizacional muy complejo.

IMG 20200227 201024 Pequeño Actualmente, aunque las metodologías de dirección de programas, portfolios y proyectos cada vez están más reconocidas por las organizaciones, siguen habiendo dificultades para la implementación de una adecuada PMO corporativa. En este caso, el ponente dejó claro una PMO no es un rol, ni una persona ni una posición. Además, indicó que una PMO no se puede replicar de una organización a otra ya que cada una tendrá sus necesidades y requiere de otros procesos, y lo más importante, cada una posee su cultura organizativa creada a través de los recursos que la componen.

Estrategia PMO 1 Uno de los puntos más interesantes tratados a lo largo de la presentación fue la evolución en los plazos de diseño e implementación de las estrategias corporativas a lo largo de las últimas décadas, donde se ve claramente que actualmente nos encontramos ante un mercado (cliente) que espera respuestas inmediatas, lo que obliga a las organizaciones a tener estrategias de pocos años, incluso anuales por país y unidad de negocio.

También se trataron los distintos roles que deben componer una PMO, destacando de entre ellos el papel fundamental de un Business Analyst, del Risk Manager y del Change Manager. Y la aparición de nuevos roles importantes como el del Agile Management Officer.

Debido a la dificultad de la implementación de PMO en las organizaciones resulta interesante diferenciar los papeles que juega un Project Manager (visión vertical en la organización) a contraposición de un PMO Project&Product Manager (visión transversal en la organización).Estrategia PMO 2 Para acabar con la presentación, Leonardo, nos indicó el papel fundamental de una PMO como órgano de priorización de proyectos, y como esta priorización es la que aportará el éxito a la cartera de proyectos de la organización.

En el proceso de priorización se distinguen las siguientes actividades: Categorizar->Priorizar->Controlar->Medir->Mejorar. Para ello, resulta de gran utilidad el empleo de Matrices de Priorización. A modo de ejemplo, se muestra el BIRISI model® creada por PMOfficers®.

Al finalizar la presentación, pudimos disfrutar del networking en el hall de la sala donde se celebró el evento donde los asistentes pudieron seguir debatiendo sobre el tema con el ponente como con el resto de profesionales.

Desde el PMI Capítulo de Valencia queremos agradecer la gran acogida que tuvo esta ponencia por la numerosa asistencia registrada antes y durante el evento.

Estrategia PMO 3 Después del evento se realizó el networking habitual entre los asistentes al evento.

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