Gestionas un proyecto, pero, ¿sabes gestionar tu contrato?

Gestionas un proyecto, pero, ¿sabes gestionar tu contrato?

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El pasado jueves 11 de Febrero, tuvimos el honor de contar con la colaboración de María Solana que ejerce como abogada, legal project manager y mediadora civil.

Este evento sirvió para poner de manifiesto la importancia que tiene gestionar el contrato de tus proyectos y dar algunos consejos.

Normalmente, los profesionales buscamos mejorar en la gestión de nuestros proyectos, estando en constante formación e incorporando nuevas técnicas o metodologías; pero a la hora de firmar los contratos: ¿Qué tenemos en cuenta? ¿nos dejamos algo en el tintero?

En esta presentación, se nos dan las principales claves para gestionar los contratos evitando poner en riesgo el proyecto y nuestra persona.

Se realizó la presentación en base al sector de la construcción por ser su especialidad, pero todo lo que explicó puede ser aplicado a cualquier sector, así que no dudes en seguir leyendo y adquirir la base sobre la que desarrollar un contrato.

Os animo también a ver el vídeo disponible en el apartado de recursos para los socios PMI Valencia y a seguir ampliando conocimientos por vuestra cuenta.

Se empezó aclarando las principales figuras que intervienen en un proyecto de construcción, el lugar que ocupa el Project Manager y detallando los Roles y Responsabilidades de cada uno. Quedando el esquema final con la siguiente estructura:

 

Profundizando en la figura del Project Manager, se destacan las siguientes funciones:

  • Planifica el proyecto
  • Responsable de controlar y monitorear el proyecto
  • Informa del desempeño
  • Diseña la estrategia del proyecto
  • Gestiona los cambios
  • Coordina y controla a los especialistas
  • Gestiona los riesgos
  • Gestión del día a día

Tras dejar claro la figura del Project Manager, se abrió paso a tres bloques que hay que tener en cuenta a la hora de gestionar un contrato:

 

  1. TIPO DE CONTRATO

Aquí, tal como se expone en el PMBOK, podemos encontrar tres principales tipos:

  • Prestación de servicios

Donde el PM se centra en realizar las tareas encomendadas por quien le contrata sin comprometerse a la obtención de un resultado concreto. Es decir, se trata de una obligación de medios y no de resultado.

  • Contrato de obra

Podemos diferenciar tres principales clases de contrato de obra, ordenado de menor a mayor riesgo para el comprador:

  • Precio Fijo
  • Costos Reembolsables
  • Tiempo y Materiales
  • Inmobiliarios por cuenta de terceros

En los que se equipara la figura del Project Manager a la forma de gestión de negocios.

 

  1. RESPONSABILIDADES

A la hora de definir las responsabilidades se tiene que tener en cuenta:

  • Responsabilidad contractual frente al promotor: el Project Manager asume la responsabilidad por el contrato firmado con el promotor.
  • Responsabilidad frente al cliente: el Project Manager asume la responsabilidad directa con el cliente, si ha firmado con él.
  • Responsabilidad como Agente de la Construcción: Se entiende por agente todas las personas físicas y jurídicas que intervienen en el proyecto de la edificación y que pueden ser causantes de un daño: vicio oculto, defecto de construcción, elementos constructivos, elementos de terminación o acabado…

 

  1. JURISPRUDENCIA

En cuanto a la parte jurídica pudimos aprender cómo funciona esta disciplina y en qué se basan a la hora de establecer sentencias.

Los criterios que se aplican han ido evolucionando a lo largo del tiempo y es importante conocerlos para dejarlos lo más claro posible en el contrato, facilitando así una resolución favorable en el caso de conflictos.

Un ejemplo de sentencia favorable aplicando los nuevos criterios de la Ley de Ordenación de la Edificación libera al Project Manager de la responsabilidad por defectos o vicios de la construcción, ya que interpreta que actuó como un Gestor en nombre de la propiedad, sin realizar ninguna gestión técnica, simplemente actuó realizando una Gestión de Coordinación General en cuanto a costes, coordinación y duración de obra, pero sin intervenir en la toma de decisiones propiamente técnicas.

La última sentencia del Tribunal Supremo (529/2020) establece la siguiente distribución de figuras dentro dentro de un proyecto de edificación integrando al PM y añade como novedad que en cada caso hay que acudir al contrato para precisar las competencias atribuidas en cada supuesto.

 

 

Así pues, con todo esto puede parecer complicado desarrollar un buen contrato, pero gracias a los consejos en el webinar no tendréis problema de dejar todo bien atado.

De la presentación podemos destacar las siguientes 4 soluciones:

  1. Definir exhaustivamente las Funciones y Obligaciones del Project Manager en un lenguaje entendible.
  2. Vigilar las funciones realizadas en la práctica. Cuidado con realizar acciones contradictorias o invadiendo responsabilidades de otros interesados, así como el método de comunicación (whatsapps, emails…).
  3. Asegurarse que se dispone de Seguro de responsabilidad civil activo durante la duración del contrato y que cubra al menos 15 años.
  4. Especificar en el contrato la elección de arbitraje por expertos en Gestión de Proyectos. De este modo, aseguramos que en caso de conflictos, la sentencia sea llevada a cabo por profesionales de la gestión de proyectos, en vez de por un juez que puede interpretar erróneamente el caso.

Como todo en esta vida, los contratos también evolucionan con el tiempo y se adaptan a nuevas formas de trabajar. Entre otros tipos de contrato, María destaca los Contratos Ágiles y Contratos FIDIC.

En los primeros, es muy importante que exista una alta confianza mutua y establecer los principios de una forma clara y concisa.

Este tipo de contratos se usa en esos proyectos donde el alcance no está definido al principio y es necesario avanzar por un camino que se va definiendo a la vez que se desarrolla el proyecto y se va presentando pequeños entregables al cliente hasta culminar el proyecto.

Es un tipo de contrato arriesgado si no existe confianza entre las partes y ambas tienen experiencia en el uso de metodologías ágiles. Es cierto, que este tipo de contratos ha llegado también a la construcción, pero de momento únicamente en alguna de sus fases, principalmente en la fase de diseño. En otros sectores sí que está ganando muchos más protagonismo y hay que conocerlos para gestionarlos correctamente.

De este modo, en caso de decantarse por Contratos Ágiles, hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Centrarse en resultados antes que en productos
  • Definir el nivel de involucramiento necesario por parte del cliente
  • Permitir, sin penalizaciones, el cierre prematuro
  • Incentivar la entrega de valor
  • Evitar incluir requisitos muy detallados
  • Priorizar los requisitos e identificar el MVP (Mínimo Producto Viable)
  • Gestionar los cambios a través de “cambio de cromos”
  • Crear un contrato “mínimo” al inicio e ir ampliando y concretando conforme se vaya desarrollando el proyecto

En cuanto a los Contratos FIDIC, se trata de un modelo estándar de contratos usados a nivel internacional en los sectores de la ingeniería y la construcción.

Podemos encontrar la siguiente colección de modelos para adaptarse a diferentes tipos de proyectos:

 

 

Por poner un ejemplo de la eficacia de un Proyecto FIDIC, se presentó el caso que el Banco Mundial, junto al Banco Europeo de Inversiones, el Banco Europeo de Reconstrucción y Desarrollo, el Banco Iberoamericano, etc, decidió seguir uno de los Contratos FIDIC como modelo en sus proyectos y ello ha supuesto un enorme impulso y apoyo para su conocimiento y uso.

Muchos de los proyectos de infraestructura financiados por la Unión Europea o por las Agencias de Cooperación Internacional son amparados por Proyectos FIDIC.

Además, en determinados proyectos se aprovecha de sus cláusulas tan interesantes para redactar los contratos con solidez.

Para terminar la presentación, se trataron sus principales conclusiones para asentar las ideas:

  1. Definir la Relación Contractual: Mapa de responsabilidades
  2. Definir los Servicios y Actividades concretas y su responsabilidad
  3. No realizar actos contrarios a lo establecido en el contrato
  4. Ajustar el tipo de contrato a las características del proyecto

Personalmente, considero que ha sido una ponencia muy interesante para cerrar el círculo de la gestión de proyectos.

Por lo general, nos centramos mucho en el desarrollo del propio proyecto dejando un poco de lado la definición del contrato, asumiendo muchos aspectos como obvios. Hay que tener cuidado con esto, porque lo que no está por escrito no existe.

De modo que vale la pena invertir tiempo en desarrollar un contrato lo más definido y claro posible para evitar problemas en caso de futuros conflictos. Todos habremos escuchado alguna vez en nuestra vida un dicho muy popular “piensa mal y acertarás”. Pues bien, yo añado, no sólo lo pienses, déjalo por escrito.

Sólo podemos agradecer enormemente la aportación que ha hecho María Solana con su conocimiento y experiencia y desearle lo mejor en su carrera, ha sido todo un placer tenerla con nosotros.

Animaros a participar en el resto de eventos que vamos a llevar a cabo durante el año, en los que contaremos con invitados y temas muy interesantes, y que nos pueden aportar nuevos conocimientos y experiencias.

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