Cómo conseguir el reto de gestionar equipos virtuales

Cómo conseguir el reto de gestionar equipos virtuales

Entrevista de David Giner.

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En esta ocasión entrevistamos a Lina Garcia, gerente de proyectos con experiencia liderando equipos interdisciplinarios en Colombia, México e India, para tratar la gestión de equipos virtuales y no morir en el intento.

ENTREVISTA: 

David Giner: Para comenzar me gustaría preguntarte, ¿Cómo te defines como director de proyectos?

Lina Garcia: Me gusta pensar que soy gestora de organización y coordinación, que facilita la comunicación y la interacción dentro del equipo y la relación con los stakeholders, en pro del objetivo del proyecto.

DG: Muchos directores de proyectos están acostumbrados a trabajar en el mismo espacio físico. Sin embargo, los equipos virtuales son cada vez más comunes. ¿Crees que es una práctica que se convertirá en un hábito? ¿O es algo transitorio?

LG: Definitivamente los equipos virtuales llegaron para quedarse, habilitados e impulsados por situaciones como la generada por la contigencia del covid19 donde ya no se trató de algo optativo sino de la única forma de seguir operando.

La adopción de trabajar de forma remota, en diferentes espacios físicos y geográficos será algo que empezaremos a ver ya no sólo en empresas de tecnología sino que va a ser habitual para empresas de servicios y en industrias incluso manufacturera, para puestos de gestión.

No sólo para estar preparados en caso de requerirse, sino porque es conveniente en muchos niveles: mejora la de calidad de vida de los miembros del equipo, reduce costos operacionales asociados a la infraestructura y permite reclutar talento a nivel global, entre muchas otras razones.

DG: ¿Cuáles crees son los retos que tiene que afrontar un director de proyectos para gestionar un equipo virtual? ¿Qué barreras se puede encontrar para gestionarlo?

LG: Dependiendo de la naturaleza del equipo, se pueden encontrar diversas barreras de gestión y de comunicación.

Si el equipo es grande (30+ personas trabajando en un mismo proyecto), está disperso por el mundo y los miembros son de diferentes culturas, las barreras que se pueden encontrar serán de todo tipo: horaria, cultural, de lenguaje, de accesibilidad, sólo por mencionar algunas.

En un ambiente de trabajo complejo como el descrito, será muy común tener grandes retos con la gestión de la integración, de la comunicación y de los interesados, además de que el impacto en el retraso de cualquier actividad puede acarrear una re-planeación multidimensional en tiempo-espacio.

Cuando se trabaja con equipos remotos, además es muy frecuente que los miembros del equipo trabajen desde su casa, donde conviven con padres, pareja, hijos, roomies, mascotas y vecinos, esto sumado a factores como acceso a luz, internet estable, si viven sobre una avenida ruidosa, zona sísmica, pueden representar inconvenientes con los que se tiene que aprender a trabajar diariamente. 

Adicionalmente, se debe tener en cuenta la seguridad de la información en sus dimensiones de disponibilidad, integridad y confidencialidad; que serán factores claves para trabajar de forma virtual sin afectar tiempos de entrega y sin poner en riesgo al proyecto o a los activos de información de la organización.

DG: ¿Qué recursos mínimos se necesitan para habilitar el trabajo con equipos virtuales?

LG: Se necesita contar con una infraestructura suficiente, segura y escalable que permita garantizar el acceso. Además de procesos claros y fáciles de entender e implementar, y herramientas colaborativas que habiliten la interacción en tiempo real sobre únicas versiones de documentos.

Contar con un plan de continuidad de negocio se vuelve una necesidad básica y debe ser incluido en las estrategias de mitigación de riesgos.

DG: ¿Hay algunas habilidades que prevalezcan a la hora de gestionar con eficacia un equipo virtual?

LG: Sin duda, hay muchas habilidades y competencias que pueden ser el as bajo la manga del director de proyectos.

Algunas de las habilidades que pueden resultar útiles en la gestión de equipos virtuale serían: ser buen oyente, hábil para comunicar de forma fácil, clara y eficiente, actuar de forma rápida ante la mínima sospecha de materialización de un riesgo o desvío de las líneas base, involucrarse de forma empática con los miembros del equipo hasta el punto de interesarse por la situación personal-familiar y de su entorno.

Se necesita un grado muy alto de confianza en que cada persona está haciendo su mejor esfuerzo para cumplir y aportar y esto se debe sentir desde la forma en la que se saluda y en cómo se hacen las peticiones a través de cualquier medio.

Ser curioso por las tecnologías de información relacionadas a plataformas de gestión, repositorios y omnicanalidad también son de gran ayuda.

DG: Me gustaría que el lector se fuese con dos, tres conceptos de la entrevista. ¿Con qué se debería quedar el lector?

LG: Las barreras más fuertes se pueden presentar en la gestión de la integración, de los interesados y de las comunicaciones: tener en cuenta tamaño del equipo, países-zona horaria, idioma y cultura. 

Infraestructura adecuada, segura, escalable y herramientas de gestión colaborativa.

Y por último, tener en cuenta la seguridad de la información: disponibilidad, integridad y confidencialidad.

DG: Muchas gracias por tu tiempo. Antes de despedirnos, ¿Te gustaría mencionar algo más?

LG: La gestión de equipos virtuales es un tema que recién comienza, mantenerse informados sobre herramientas que faciliten la interacción de equipos también puede resultar útil.

Lina Garcia es una gerente de proyectos con 9 años de experiencia en gestión de oficinas de proyectos de IT y Marketing Digital, aplicando estándar de PMI y marcos de trabajo ágil.

Lidera equipos interdisciplinarios en Colombia, México e India, como responsable de portafolios, programas y proyectos de desarrollo de software e infraestructura tecnológica. Todo ello, a lo largo de su experiencia en gestión de proyectos, apoyado con la migración de desarrollo waterfall a iterativo-ágil, con énfasis en gestión de equipos trabajando 100% remoto.

Un comentario en “Cómo conseguir el reto de gestionar equipos virtuales

  • el julio 21, 2020 a las 2:50 pm
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    Estoy de acuerdo con que la virtualidad llegó para quedarse. Excelente entrevista, gran experiencia de Lina.

    Respuesta

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