El enfoque híbrido como una opción para la gestión de proyectos

El enfoque híbrido como una opción para la gestión de proyectos

Entrevista de David Giner Sanchis.

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En esta ocasión entrevistamos a Ned Rodriguez, especialista en la gestión de proyectos, para tratar el enfoque híbrido como alternativa para la gestión de proyectos. 

ENTREVISTA: 

David Giner: Para comenzar me gustaría preguntarte, ¿Cómo te defines como director de proyectos?

Ned Rodriguez: Como Director de proyecto diría que soy disciplinado, trato de cumplir en todos mis proyectos, algo que termina siendo difícil de lograr. Me refiero a lograr los objetivos naturales del proyecto, Tiempo, Costo y Alcance, que el cliente quede satisfecho, de ser posible exceder sus expectativas y que el equipo de proyecto crezca profesionalmente, siempre teniendo presente la conservación del entorno y la seguridad de los trabajadores.

 

DG: Llevas más de 25 años gestionando proyectos a través de diferentes enfoques. ¿Por qué crees que el enfoque ágil está teniendo tanta repercusión? ¿Crees que es por un desgaste del enfoque predictivo?

NR: El enfoque ágil no es algo nuevo, estimo que tiene 25 años de estar presente en proyectos. Hay áreas en las que desde hace mucho tiempo se viene trabajando de esa manera, obviamente me refiero a los proyectos de tecnología, especialmente de TI. Ciertamente ahí nació como una opción al fracaso del enfoque tradicional.

El cambio era cuestión de tiempo, el pretender ver y definir en 2 o 3 meses (análisis) el trabajo que luego se realizaría en 6 a 9 meses (desarrollo) no resultaba muy razonable, además era un poco ingenuo pensar que el entorno, las necesidades, la misma tecnología no cambiara en todo ese tiempo (9 meses a un año), es decir; ese enfoque apuntaba a que todo en el entorno del proyecto se “congelara” y además que el cliente no cambiara de idea.

El enfoque predictivo o, lo que es igual, el enfoque de gestión de proyectos para proyectos de ciclo de vida predictivo, es sumamente valioso, cuando es aplicado a los proyectos correctos. El enfoque ágil va a calar o permear mucho más de lo que ya lo ha hecho, pero no sustituirá en un 100% las prácticas del enfoque predictivo.

Creo que siempre vamos a tener una WBS, una gestión de riesgos, una gestión de interesados, tal como lo proponen los enfoques predictivos, bien sea el PMI, PRINCE2 o PM4R.

 

DG: Por otro lado, también se lleva algunos años escuchando la necesidad del enfoque híbrido para la gestión de proyectos.  ¿En qué consiste? ¿Cuál es tu opinión al respecto? ¿Crees que es el camino para seguir?

NR: Ciertamente el enfoque híbrido tiene ya algunos años, pero no se le ha prestado tanta atención, por ejemplo; hasta hace 2 o 3 meses el PMI creó un Micro Credencial de proyectos híbridos (AHMC).

Nos dio la oportunidad a algunos miembros de la comunidad de Gerencia de Proyectos de prepararnos y certificarnos bajo este enfoque.

Esta propuesta toma en cuenta aspectos importantes de la gestión de proyectos predictivos y adaptativos, permitiendo la alineación del proyecto y su esquema de gestión con la gobernanza, la estrategia y la gestión de la organización.

Esta propuesta tiene una gran simplicidad, y justamente apunta a hacer lo más simple posible la gestión de un proyecto, eso genera una ventaja natural, no demanda formación específica, además se genera sólo la documentación necesaria y la información mínima requerida para asegurar la comunicación entre los interesados.

De lo que más nos ocupamos en la gestión de proyectos híbrida es de los equipos, de la relación con el cliente, de ajustar las prácticas a las necesidades del proyecto.

Responder si el enfoque híbrido es el camino a seguir requiere al menos unos comentarios de cada enfoque, tradicional y ágil. La dirección de proyectos convencional nos presenta a los proyectos como algo previsibles, lineales, donde la experiencia y modelos formales te allanan el camino lo suficiente para disminuir lo suficiente el riesgo y la incertidumbre, como para poder hacer predicciones de terminación de fecha y costos, claro está dentro de las restricciones definidas para el proyecto.

En este enfoque es totalmente válido establecer una planificación para la dirección del proyecto que sea integral, compartida, detallada y lo suficientemente clara como para seguir esa planificación sin cambios importantes y lograr los objetivos del proyecto.

La gestión ágil de proyectos se genera sobre la base de adaptación y transparencia. Esta adaptabilidad la ubica por encima del enfoque predictivo a la hora de proyectos complejos y de alta tase de cambios, se convierte en la característica clave, para sus practicantes esto es lo más importante, sin duda permite generar de forma eficiente más valor que la previsibilidad de los enfoques tradicionales, especialmente si consideramos que los cambios siempre se van a presentar.

Pero por qué no tomar lo mejor de ambos mundos, la rigurosidad y disciplina del enfoque tradicional y la adaptabilidad del enfoque ágil. En conclusión, de la metodología predictiva tomamos la coordinación de actividades, la promoción de la disciplina y el monitoreo del avance del proyecto, todo ese aparataje que ha demostrado con el tiempo que funciona cuando es bien utilizado.

Mientras que de los marcos de trabajo ágiles tomamos el trabajo en equipo, la facilidad para gestionar los cambios y el foco en la entrega de valor y la satisfacción del cliente.

En los enfoques híbridos se hacen consideraciones adicionales para el proyecto con respecto al enfoque tradicional, esto es; se considera la gestión del producto como un elemento fundamental y asimismo se hacen consideraciones adicionales con respecto al enfoque ágil, en este caso se mantiene las consideraciones propias de un proyecto, una fecha de fin, un presupuesto, un caso de negocio y un retorno de la inversión.

 

DG: ¿Cuál es el objetivo del enfoque híbrido?

NR: El objetivo del enfoque híbrido de gestión de proyectos no es crear un nuevo enfoque, por el contrario, es elegir, utilizando los criterios adecuados, las prácticas de dirección de proyectos más adecuadas para cada fase o cada momento del proyecto.

Por ejemplo, puedes planificar y definir los requisitos pensando en un ciclo de vida predictivo, luego diseñar, desarrollar y probar considerando las bondades de los ciclos de vida adaptativo o Agile.

También se puede hacer al revés, definir un Mínimum Viable Product (MVP) a través de prácticas de Design Thinking o usando User Story Mapping, es decir; con un enfoque ágil, luego preparar un reléase planning e implementar Scrum con un Kanban Board, hacer un seguimiento tipo enfoque Predictivo y mostrar el avance global contra el User Story Map, además gestionar los riesgos de manera totalmente predictiva, considerando en su asignación cuales de los riesgos deben ser escalados y cuáles van al equipo.

Lo anterior es sólo un ejemplo de lo que pudiera hacerse considerando un enfoque híbrido.

De lo anterior los Agilistas seguro se quejarán y lo tradicionalista dirán que ni siquiera estamos frente a un proyecto porque no hay un cronograma.

 

DG: ¿Qué beneficios trae un enfoque híbrido en la gestión de proyectos?

NR: Esta variabilidad sugiere que el enfoque se adapta mejor a proyectos grandes, largos, de alto impacto y complejos que además requieren que se considere diversos escenarios.

La gestión de proyectos híbridos, así como; en general los marcos de trabajo no son una receta al éxito, sin embargo, entendiendo los principios y tomando las mejores prácticas de los diferentes enfoques pueden aumentarse la probabilidad de éxito de los proyectos, en mi opinión éste es el mayor beneficio.

 

DG: ¿Qué recomiendas para su aplicación?

NR: La recomendación es crear una receta distinta para cada proyecto con un híbrido que se adapte mejor a las condiciones y requisitos de su proyecto. Una lista sugerida pudiera ser la siguiente:

  • Empecemos por la definición o identificación de las características principales del proyecto: alcance, complejidad, marcos y restricciones: fijo o cambiante, fecha límite: estricta o flexible, presupuesto: flexible o fijo, disponibilidad de producto.
  • Luego preparemos un equipo de trabajo con las competencias adecuadas, tanto las técnicas como las blandas. Las habilidades profesionales y la experiencia son vitales. Pero las habilidades interpersonales, de toma de decisiones y de resolución de problemas, así como el compromiso, no son menos importantes.
  • Luego evaluamos el flujo y realizamos los ajustes a nuestros procesos en el flujo de trabajo, en el flujo de información y en la comunicación. Hay que dedicar tiempo a analizar el progreso del proyecto, la regularidad, los impedimentos que va consiguiendo y la forma en que va abordando los mismos.
  • Como en la mayoría de las cosas, es interesante definir puntos de referencia o hitos de control en los cuales evaluamos la eficacia de los procesos que definimos. Realizamos entonces análisis estadísticos de los resultados y determinamos lo más temprano posible cualquier tendencia, realizamos los ajustes adecuados, y de ser necesario revisamos nuevamente los procesos.

Es importante entender que no debemos elegir un esquema para gestionar el proyecto sin realizar un análisis del proyecto, del esquema de la organización, del entorno y de cualquier otro elemento que pueda impactar sus resultados. Debemos asegurarnos de que el equipo de trabajo seleccionado tenga todas las habilidades necesarias.

Considerar, además los objetivos y la participación de la alta dirección, patrocinador y cliente en el proyecto.

 

DG: ¿Cuáles crees que son los retos que tiene que afrontar el Director de Proyectos en los próximos años con respecto al enfoque híbrido?

NR: El reto para el director de proyecto siempre es el mismo, hacer algo que no se ha hecho antes, con un nivel de incertidumbre importante, acompañado de un equipo, con un cliente, bien sea una organización o una persona, con la misión de terminar en un tiempo, probablemente preestablecido y con restricciones de recursos.

Una pregunta que podemos hacernos sería ¿Cómo logramos ser exitosos en ese escenario? Una posible respuesta es, preparándonos permanentemente, sin quedarnos conformes con lo aprendido, tanto formal como empíricamente, y además actuando de manera ética, con valores y principios.

Siendo más específico y respondiendo con precisión la pregunta, el director de proyecto tiene que ser pragmático pero disciplinado, crear puentes con buenas relaciones personales, pero también saber decir que no y ser firme, finalmente, dentro del contexto de enfoques híbridos; debe evaluar, probar, ajustar e implementar las mejores buenas prácticas.

Ned Rodriguez es Ingeniero de Sistemas, tienes estudios de postgrado en Gerencia de Proyectos, facilitador, conferencista e investigador en Gerencia de Proyectos. Especialista en Gestión de Proyectos, Gestión de Cronograma y Gestión de Riesgos en proyectos.

Tiene más de 25 años de experiencia en Gestión de Proyectos para diferentes áreas de negocio, como lo son Banca, Siderúrgica, Automotriz, Ingeniería y construcción, Petróleo, Gas y Petroquímica.

Actualmente se desempeña como Director de Consultoría de Pits Soluciones para LATAM.

 

15 comentarios en “El enfoque híbrido como una opción para la gestión de proyectos

  • el marzo 22, 2021 a las 1:59 pm
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    Gracias por compartir tu conocimiento. Excelente toda la informacion referente a esta tematica en los proyectos tradivionales, agiles e hibridos gracias por compartir y este aprendizaje continuo.

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    • el marzo 24, 2021 a las 1:27 am
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      A la orden Belisario, gracias por tu comentarios.
      Saludos

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      • el marzo 26, 2021 a las 9:57 am
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        Muy buena entrevista del ingeniero Ned. Enmarca claramente los enfoques y sus diferencia de forma didáctica, a la vez nos da unos tips para la dirección y gestión de proyectos. Se valora mucho el compartir información.
        Éxitos.

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  • el marzo 22, 2021 a las 3:26 pm
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    Excelente recomendaciones

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    • el marzo 23, 2021 a las 1:43 pm
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      Gracias por tan precisa y clara explicación. Particularmente creo que tomar lo mejor de ambos enfoques y aplicarlos de acuerdo a las características del proyecto es lo más beneficioso.

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  • el marzo 22, 2021 a las 10:37 pm
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    100% de acuerdo con respecto a las consideraciones manejadas por Ned, comparto el tomar lo mejor de ambos mundos para el manejo del proyectos, no se si la palabra correcta para mencionar en función al enfoque es adaptabilidad, la cual va muy de la mano con las bondades que ofrece la agilidad. En lo personal me inclino un poco mas por el método tradicional, sin embargo el entorno cambiante de la situación actual apuntan con gran fuerza al manejo híbrido de los proyectos.

    Gran aporte Ned, felicitaciones y un abrazo.

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  • el marzo 22, 2021 a las 11:24 pm
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    Sumamente interesante la explicación sobre el enfoque híbrido y las recomendaciones para la aplicación en proyectos.

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    • el marzo 26, 2021 a las 3:31 am
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      Excelente entrevista. Gracias Ned por compartir tu vision en la aplicación de enfoques hibridos. Personalmente me siento tentado a dar un enfoque agil a algunas etapas (especialmente iniciales cuando los interesados claves tienen opciones y no estan seguros de lo que quieren) de mis proyectos pero la mayoria son proyectos de construcción. Ned, crees que es posible aplicar el enfoque hibrido en algún proyecto de construcción?

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      • el marzo 26, 2021 a las 5:09 pm
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        Gracias Luis por tu comentario.
        Con respecto a la pregunta, pienso que si, todo es cuestión de evaluar y ajustar las prácticas apropiadamente. Nosotros usamos en nuestro talleres 3 casos de estudio: 1.- la modernización de un centro de asistencia médica (infraestructura + equipos + servicios), 2.- la ampliación en los servicios y modernización de una red de restaurantes (infraestructura + equipos + servicios) y la modernización de una empresa de transporte de bienes y personas con cobertura nacional (equipos + servicios). En los tres casos hay elementos tipo infraestructura y elementos de corte tecnológico, para la prestación de nuevos y mejores servicios a los clientes. Todos los casos de estudios se manejan con restricciones reales.
        Justamente lo hacemos con la idea de emplear prácticas de ambos enfoques, centrándonos principalmente en dar el mayor valor posible al cliente y lo mas temprano posible, parte de lo revisado en el taller son las propuestas de adaptación que los participantes sugieren.
        Mi opinión es que si tu proyecto es 100% de infraestructura es muy probable que sea preferible tomar un ciclo de vida predictivo y aplicar todo lo que conoces de gestión de proyectos tradicional, ahora bien, si tienes elementos que pueden cambiar, que no están definidos 100% (alcance), que debes entregar temprano y además lo puedes hacer de manera incremental, considera usar prácticas de enfoques adaptativos.
        Saludos

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      • el marzo 27, 2021 a las 5:36 pm
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        Muchas gracias Ned por compartir tu visión sobre la Dirección de Proyecto, tu enfoque en si mismo es ágil, adaptativo, pragmático , pero sin descuidar la rigurosidad y disciplina del enfoque tradicional. Me gustó mucho la frase sobre las consideraciones predictivas como un «congelamiento» de condiciones Pero que generalmente cambian con el paso de proyectos de mediana y larga duración. Nuevamente gracias

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  • el marzo 22, 2021 a las 11:29 pm
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    Hola Ned, me gustó mucho tu entrevista, pues tuve la oportunidad de debatir con mi equipo. Los que trabajamos en proyectos de AEC, podemos aplicar los formatos híbridos, y agilizar el trabajo con reuniones de alto, rendimiento.

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  • el marzo 23, 2021 a las 2:36 am
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    Muy interesante la propuesta de seleccionar herramientas y procesos de diferentes enfoques a fin de tomar las ventajas de cada uno, centrado en una visión de simplificación.

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  • el marzo 24, 2021 a las 7:55 pm
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    Excelente comentario Ned el cual nos complace y suma conocimientos a todos aquellos que nos encontramos en tan fabulosa, compleja y atractiva tarea de dirigir proyectos. Gracias por todo el apoyo prestado. Felicitaciones

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  • el marzo 25, 2021 a las 10:14 pm
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    Gracias Ned, excelente entrevista. Super buena la idea de tomar lo mejor de los enfoques ágiles y tradicionales
    Es muy interesante la mejora en la comunicación y transparencia en los equipos ágiles, el enfoque en la meta común.
    Seguiremos estudiando y aplicando el conocimiento en nuestros proyectos

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  • el marzo 26, 2021 a las 1:28 am
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    Interesante información,Gracias

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