Planifica en 140 tuits

En esta ocasión entrevistamos a Ricardo Viana, por su libro «Planificación en 140 Tuits». El libro trata los aspectos clave de la dirección de proyectos de una forma sencilla y rápida.

ENTREVISTA:

David Giner ¿De dónde te vino la idea para transmitir los conocimientos de la dirección de proyectos a través de tuits?

Ricardo Viana: Pensé en cómo podía comunicarme en fragmentos pequeños para transmitir algunos conceptos que creo que debería compartir en términos de gestión de proyectos. Entonces, creé los 140 tweets con pequeñas oraciones sobre el tema. Así fue como se ideó el libro.

El objetivo era crear algo que la gente pudiera leer desde el principio hasta el final. Mientras estaba en el metro, tomando algo en cualquier lugar. Al final un sitio en que se pudiera comenzar y tener tu dosis de contenido de gestión de proyectos en la cantidad que desee. Tú decides si quieres leer dos páginas, o si quieres leer el libro completo.

Y también me sirvió para que los demás entiendan de manera muy sencilla y práctica lo que hago para vivir. Así nació el libro para que sirva de una manera muy simple como formulario para explicar de qué se trata la gestión de proyectos.

DG: Hay muchas formas de definir un proyecto. Sin embargo, creo que hay una forma muy apropiada de entender lo que es un proyecto y la empleas en el libro. ¿Podrías explicar qué diferencia hay entre proyectos y rutinas?

RV: Para mí, la rutina es algo que básicamente no tiene fin. Haces la rutina hasta el día en que consideres que es algo que no vale la pena hacer. Tan simple como eso. Por ejemplo, la acción de ducharse. Puedes hacerlo hasta el día en que decidas no hacerlo.

Sin embargo, el proyecto es un evento muy limitado. Debes entregar algo al final del tiempo establecido. Esa es la naturaleza del proyecto. Los proyectos son intrínsecamente más complejos porque tienen una gran pieza de “algo” desconocido, “algo” que nunca has tenido antes. Ese “algo” que requiere de una habilidad diferente para realizarlo.

Así que esta es la diferencia básica para mí de cómo veo proyectos y rutinas. Por supuesto, las rutinas se están volviendo mucho más manejadas/dirigidas por máquinas. En cambio, los proyectos se manejan con personas.

DG: En el libro hablas de algunas características básicas del director de proyectos para conseguir el éxito. ¿Qué características consideras que es la más importante?

RV: Hoy todo se trata del aspecto humano. El comportamiento subyacente del liderazgo del proyecto. Su capacidad para adaptarse o su capacidad para innovar, para trabajar bajo un estrés intenso, para manejar las crisis…

Esto es exactamente la clave para ser bueno o sobresaliente como gerente de proyecto.

DG: Explicas en el libro que la gestión de la calidad depende de las expectativas. Tú haces la pregunta ¿Un ferrari es mejor que un vw beetle? ¿Qué quieres decir?

RV: Si te pido que compares dos cosas, es muy difícil para ti compararlo si no te explico cuál es mi intención.

Por ejemplo, si te pregunto si un Ferrari es mejor que un Beetle. Por lo general, dirás Ferrari. ¿Por qué? Porque es más caro, prestigioso, más bonito, etc. Pero de esto no se trata la calidad.

La calidad se trata de resolver las necesidades que se determina para el proyecto. Supongamos que tienes una granja o un viñedo y está buscando un automóvil que pueda ayudarte en los caminos por los viñedos. En ese caso, tal vez, un Ferrari sea una muy mala opción. Por tanto, todo es relativo a la intención.

Entonces, ¿qué es un gran restaurante, por ejemplo? Es uno de los restaurantes con tres estrellas Michelin o un restaurante que vende comida barata. Depende de lo que tú necesites. Porque tal vez si lo que te impulsa es ahorrar dinero para otra cosa, entonces el restaurante barato tiene una muy buena calidad.

El concepto de calidad no es absoluto.

DG: La comunicación es una de las áreas más importantes cuando eres un director de proyectos. Pensamos que es algo sencillo y no dedicamos el tiempo necesario para asegurar que la información fluye de manera efectiva. ¿Por qué crees que pasa eso?

RV: La gente piensa que la comunicación es un proceso natural porque cuando naces y cuando tienes un año de edad, comienzas a hablar y comienzas a escuchar y piensas que solo hablando y escuchando y luego escribiendo y leyendo… está hecho.

La comunicación está hecha. Y no lo está.

La comunicación es un proceso muy complejo con una serie de aspectos y comportamientos culturales que hay que tener en cuenta. A veces dices “A” y las personas entenderán “B” o entenderán algo diferente, “C”. Por eso para mí, al menos, las habilidades blandas como la comunicación, la gestión de personas, la comprensión de las crisis y el manejo del estrés, están en la cima de las habilidades que veo hoy para entregar proyectos exitosos.

DG: Cuando tratas los riesgos en el libro, me gusta mucho una frase que empleas: “Tú deseas una válvula que no tenga fugas e intentas hacer todo lo posible para desarrollarla. Sin embargo, el mundo real te proporciona una válvula con fugas. Ahora, tienes que determinar las que puedes tolerar”. ¿Qué quieres decir con esto?

RV: Primero quiero decirte que esta frase no fue dicha por mí. Esta es una frase que se remonta a la época del Reverendo, Thomas Base, en el Reino Unido, y trata sobre el nivel de tolerancia.

Por ejemplo, ¿cuánto dinero necesitas tener en tu cuenta bancaria para sentirte seguro? Algunas personas dirán: Mira, si tengo mil euros, me siento seguro. Otras dirán: necesito tener cien mil. o tener quinientos millones.

¿Por qué? Porque las personas perciben los riesgos de una manera diferente. Las personas tienen diferentes tolerancias a los riesgos y este es un aspecto clave cuando se habla y se trata de manejar diferentes riesgos. Debes comprender cuál es tu nivel de tolerancia y, en base a eso, crear y desarrollar respuestas.

DG: Gracias por tu tiempo. Antes de despedirnos, ¿te gustaría mencionar algo sobre tu libro.

RV: Creo que, con el coronavirus y la pandemia, nuestras habilidades humanas, nuestras habilidades de liderazgo y nuestra capacidad para hacer las cosas se pondrán a prueba.

Realmente creo que tenemos una oportunidad única e increíble para avanzar cómo gerentes de proyecto para lograr la transformación, para recrear el mundo en el que vale la pena vivir.

Muchas gracias por tu tiempo.

Ricardo Viana dirige la Brightline Initiative, un grupo de expertos del Project Management Institute que reúne a organizaciones líderes para ayudar a los ejecutivos a cerrar la brecha costosa e improductiva entre el diseño estratégico y la entrega.

Apasionado por la transformación de ideas en acción, es el principal defensor de la economía del proyecto.

Ha dirigido docenas de proyectos como especialista en la implementación de iniciativas globales innovadoras, proyectos de capital y desarrollo de productos, gestionando más de $ 20 mil millones en iniciativas globales en los últimos 25 años.